Samstag, 22. März 2014

SEPA Teil 2: Rückblick bei der ersten Abbuchung

Den ersten Teil habe ich vor der Abbuchung des Mitgliedsbeitrags in unserem Verein geschrieben. Hier folgt der Bericht vom Einzug und den Tagen danach.

Wir hatten also von allen Mitgliedern IBAN und BIC vorliegen (wie das geht, steht im ersten Teil). Als nächstes galt es, die neuen Spielregeln einzuhalten. Bei SEPA-Abbuchungen muss man die Mitglieder jedes mal 14 Tage vor der Abbuchung über die Abbuchung informieren und hier auch die sogenannte Mandatsreferenz angeben. Wir machen das per Email. Wichtig bei dieser Email sind folgende Angaben:

  • Datum der Abbuchung (also mindestens 14 Tage in die Zukunft)
  • Betrag der Abbuchung 
  • Die Mandatsreferenz (wir nutzen hier eine Kombination aus Jahr und Mitgliedsnummer, wenn die Mitgliedsnummer fortlaufend verwendet werden, würde es reichen diese zu nutzen, was ich mittlerweile auch tun würde)
  • Gläubiger-ID (von der Bundesbank erhalten)

Wir überprüfen zusätzlich noch die Bankverbindung, indem wir die letzten Stellen der IBAN (also einen Teil der alten Kontonr.) und die BIC inkl. Banknamen mit angeben. Versendet wird dies mit einer Kombination aus Excel, Word und Outlook als Serienbrief. Sicher nicht State of the Art, aber sehr kostengünstig, weil die meisten die Programm vermutlich sowieso installiert haben.

Nachdem nun alles nötige getan ist, gilt es die Daten in das neue SEPA-Format zu bringen, damit man mit dieser Datei dann den Einzug auslösen kann. Das SEPA-Format löst das vorherige DAT-Format ab. Wir nutzen dazu den SEPAmacher. Die Software kostet in der größten Ausführung (für mehr als 50 Mitglieder) knapp 15 Euro und die Software wird regelmäßig gewartet, meiner Meinung nach ein guter Deal.

Die Software wird aus Excel befüllt, was am Anfang etwas hackelig ist, aber dank der guten Erklärungen kein Problem ist. Deshalb beschreibe ich hier nur die Felder, die bei mir zu mehr Aufwand geführt haben. In der Exceldatei müssen in der ersten Zeile bestimmte Überschriften verwendet werden, damit der Import klappt. Es wird immer das jeweils aktive Blatt geöffnet. Hat das Excel-Sheet mehrere Blätter, dann ggfs. noch mal öffnen und das richtige Blatt auswählen und dann speichern.

Bei uns ist das Feld "Identifikation" leer. Bei Mandat kommt die o. g. Mandatsreferenznummer hinein. "Erteilung" ist das Datum der Emailankündigung. Beim Feld Erstlastschrift haben wir ein fiktives Datum (1.1.2013) eingetragen, da wir alle Lastschriften als Folgelastschrift deklariert haben (Tipp unserer Sparkasse). Der SEPAmacher erzeugt dann eine XML-Datei, die man bei seiner Bank hochladen kann (wenn man für SEPA-Lastschrift freigeschaltet ist - das ist noch etwas Papierkram).

Bei uns hat es prima funktioniert. Wir hatten nach 2 Wochen bei etwa 260 Abbuchungen nur 4 Rückbuchungen, was deutlich weniger als in den Vorjahren ist. Da eine SEPA-Abbuchung vorher angekündigt wird, gab es in der Zeit der Vorankündigung von zwei Mitgliedern die Frage, ob sie auch auf die kostenlose Mitgliedschaft wechseln können. Das war ein Fortschritt, weil wir so die Chance hatten, eine Stornierung der Abbuchung durch das Mitglied zu verhindern. Wir haben das Geld hinterher zurücküberwiesen und so die Fehlbuchungsgebühren und sicher auch dem Mitglied einiges an emotionalem Ärger gespart.

Wir haben nicht von all unseren Mitgliedern ein schriftliches Mandat vorliegen, d. h. einige unserer Mitglieder könnten bis zu 13 Monate nach Einzug zurückbuchen. Da unser Beitrag freiwillig ist, gehen wir das Risiko ein, dass hier jemand zurückbucht. In der Regel passiert so etwas aber eher zeitnah und insofern hat sich da gegenüber dem Lastschriftverfahren praktisch wenig geändert. Dieser Umstand wäre aber gegenüber dem Finanzamt eine Argumentation, wieso man als Verein höhere Rücklagen benötigt (noch nicht probiert, ob das klappt).

Im ersten Teil hatte ich geschrieben, dass ich zum Thema BIC mit den letzten drei Stelle XXX melden wollte. Hier gab es bei uns keine Probleme. Allerdings waren die Konten alle in Deutschland, so dass die IBAN eigentlich alle nötigen Infos enthalten hat.

Die Beschreibung hat natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit, ich hoffe sie hilft trotzdem weiter. Ich bin mir bewusst, dass wir hier einige Graubereiche nutzen, aber das ist bei bisherigen Lastschriften auch schon so gewesen, nur war man sich dessen nicht mehr bewusst, weil es über Jahre gelebte Praxis war.